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2023年10月より開始のインボイス制度、また、2023年1月より開始の電子帳簿保存法。貴社はどの様に対策を検討されていますでしょうか。
しかし、実際にどのような改正が行われるのかということについて理解している方は少ないのではないでしょうか？
そこで、本記事では、インボイス制度と電子帳簿保存法への対応を解説します。
【1】インボイス制度とは
消費税の仕入税額控除をインボイスの発行または保存によって受けることができるようになる制度です。2019年10月1日から消費税の軽減税率（10％と8％）が導入されそれぞれの税率に対応した税額を正確に求めるために、インボイス制度が導入されます。
*インボイスとは、正式には適格請求書と言い記載要件を満たした請求書のことを指します。
―インボイス制度に対応するために必要な準備とは
インボイス制度に対応するために準備すべきこととして、次の3つが挙げられます。
・適格請求書発行事業者の登録
→適格請求書発行事業者となるために、所轄の税務署に登録申請を行う必要があります
・適格請求書のフォーマット作成
→必要な以下項目を記載した請求書を発行する必要があります
◇自社の名称または氏名
◇登録番号
◇日付
◇取引の内容
◇税率ごとの税抜または税込価格の合計金額
◇税率ごとの消費税額
◇適用税率
・適格請求書の控えを保存する環境の構築
→取引先から依頼があれば適格請求書等の交付に応じること、および交付した請求書の控えを定められた期間、保存することが義務付けられます
適格請求書発行事業者の登録を期限内に行わなければ、適格請求書の発行が制度の施行に間に合わないため注意が必要です。施行後にスムーズに業務を行えるよう、書類や環境の準備もしておく必要があります。
【2】電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法（電帳法）は本来、「紙」での保存が原則である国税関係書類・帳簿を電子データで保存することを認める法律です。
―電子帳簿保存法で義務化されることや注意点は
電子帳簿保存法で改正される内容は多岐にわたりますが、その中ですべての事業者が対応しなければならないのが、電子データによる取引記録は電子データによって保存しなければならないというものです。
例えばメール添付やインターネットからのダウンロードで受領した請求書や領収書等のほかに、メール本文そのものが請求内容になっている場合や、EDIでやり取りしたデータなどが該当します。
また、電子データでの保存義務化といっても単にファイルを保存しておけばよいというわけではなく、保存の方法も細かく定められています。保存区分と、区分ごとに保存可能な書類・帳簿については、以下のとおりです。
◇スキャナ保存
紙で作成した書類や受け取った書類を電子データとしてスキャンし、保存することを許可した区分です。以前は認められていなかったスマートフォンやデジタルカメラで撮影する方法も、現在は要件が緩和されたことにより可能になっています。
スキャナ保存の区分に該当する書類は、契約書や請求書といった取引関係書類であり、自分が作成したものや相手側から受領したものも保存できます。紙でやり取りする取引関係の書類について、スキャナ保存が可能になっているのです。
◇電子取引
契約書や請求書などの取引関係書類を紙ではなく、電子データでやり取りすることに関する区分です。 従来は電子メールやクラウドサービス、EDI取引などで受領した書類を紙に印刷して保存することも可能でしたが、今回の改正によって電子データでの保存のみとなりました。
【3】対応しないとどうなるのか？
―インボイス制度
「インボイス制度」に対応ができていない場合、仕入税額控除ができないというリスクが発生します。
仕入税額控除を受けるためには「適格請求書発行事業者（登録事業者））」が発行したインボイスの保存が必要となるため、登録事業者以外から購買をした場合には原則として仕入税額控除が適用されなくなります。
―電子帳簿保存法
「要件に従ったデータ保存がされていない」場合には、税法上保存義務がある帳簿書類として取り扱われないため、青色申告承認取消や、連結納税承認取消のリスクが発生します。
今回の改正施行では、タイムスタンプ要件、検索要件等の大幅緩和など、各制度の要件が大幅に緩和された一方、電子取引情報のデータ保存法的義務化以外にも、スキャナ保存や電子取引データ改ざん等による申告漏れに課される重加算税が10％加重されるなど、違反に対する制裁が強化されました。
【4】さいごに
これまで見てきたように、電帳法、電子インボイス双方に対応するためには、法的要件を満たし、EDIデータを適切に保存できる仕組みを構築する必要があります。本記事で解説したポイントを押さえ、これらの仕組みを自社構築するか、それともクラウドサービスを利用するかぜひ検討してみてください。
なお、本サイトを運営する日新情報システム株式会社では、インボイス制度・電子帳簿保存法に適した電子請求書サービスをご提供しております。まずはお気軽にご相談ください。
